PRIVACYVERKLARING BITPLANNER BV
Laatst Bijgewerkt: November 2024
Inleiding
Bitplanner B.V. neemt de bescherming van uw persoonsgegevens zeer serieus. Wij verwerken u gegevens altijd in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG” EU 2016/679). In deze Privacyverklaring leest u hoe wij uw persoonsgegevens verwerken, waarom wij dat doen, en met welke derde partijen wij persoonsgegevens delen. Deze Privacyverklaring geldt voor alle diensten die wij aanbieden, ongeacht of we nu offline of online gegevens van u verzamelen.
We houden ons altijd aan de steeds veranderde privacy wetgeving. Het kan daarom voorkomen dat we de privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Wijzigingen zullen op deze pagina worden gepubliceerd. Bij belangrijke wijzigingen zullen wij de gewijzigde privacyverklaring tijdig via aan u bekendmaken door via e-mail op de hoogte te stellen.
1. Wat zijn Persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn gegevens waarmee u direct of indirect kan worden geïdentificeerd, eventueel die gegevens te combineren met andere data. Persoonsgegevens zijn onder andere uw naam, woonadres, e-mailadres en geboortedatum. U begrijpt dat wij in het kader van onze dienstverlening wij tevens minimale financiële gegevens van u zullen verwerken. Wij zullen dergelijke gegevens altijd met de grootst mogelijk zorg en vertrouwelijkheid behandelen.
Wanneer u bij ons een dienst wilt afnemen, vragen wij om persoonsgegevens wat nodig is om onze diensten te kunnen uitvoeren. Volgens de AVG omvat het verwerken van persoonsgegevens verschillende handelingen, zoals het verzamelen, opslaan, aanpassen, verstrekken en vernietigen van persoonsgegevens. Deze handelingen voeren wij altijd uit in overeenstemming met de eisen die de AVG ons oplegt. In dat kader worden wij aangemerkt als de Verwerkingsverantwoordelijke partij bij het verzamelen van uw persoons gegevens (artikel 24 AVG).
2. Het doel van verwerking Persoonsgegevens
Wij verwerken persoonsgegevens alleen voor bepaalde doelen die vooraf duidelijk zijn omschreven. Wij verwerken alleen persoonsgegevens van u in het kader van het afnemen van onze diensten. Dit betreft gegevensverwerking op basis van een overeenkomst of om een overeenkomst met u voor te bereiden (artikel 6, lid 1, onder b AVG). Zonder uw persoonsgegevens kunnen wij onze diensten niet leveren. Daarnaast verwerken we persoonsgegevens op basis van een wettelijke verplichting, onze gerechtvaardigde belangen of in de gevallen wanneer u ons toestemming hebt gegeven. De belangrijkste redenen waarom wij uw persoonsgegevens verwerken, staan beschreven in de volgende subparagrafen.
2.1. Voor de uitvoering van de overeenkomst met u.
Wij gebruiken uw persoonsgegevens om:
a. Uw aanvraag voor onze diensten te kunnen beoordelen en verwerken;
b. U als klant te ondersteunen bij het aangaan, beheren en uitvoeren van onze diensten, onder meer advies en wijzigingen over onze producten en diensten;
c. Indien wettelijk verplicht, gegevens van derde partijen te ontvangen, wanneer dit nodig is voor de uitvoering van onze wettelijke taken;
d. Het afhandelen van betalingen aan ons;
e. Het bezorgen van aangekochte producten aan uw adres.
2.2. Gerechtvaardigde belangen
Wij houden een klantenadministratie bij waarin we onder meer uw naam, geboortedatum, adresgegevens en contactinformatie opslaan, evenals gegevens over de diensten die u bij ons afneemt. Dit stelt ons in staat om op een efficiënte wijze onze diensten te verlenen, evenals op uw vragen en verzoeken te reageren.
2.3. Marketingactiviteiten
Wij gebruiken uw gegevens om:
a. Onze diensten beter af te stemmen op uw persoonlijke situatie en u gerichte aanbiedingen te doen;
b. Eventueel analyses uit te voeren om ons aanbod van producten en diensten te verbeteren en beter af te stemmen op de behoeften van onze klanten;
c. U op de hoogte te houden van onze producten en diensten, bijvoorbeeld door middel van een reclamefolder of nieuwsbrief. Uw ervaring op onze website kan ook worden gepersonaliseerd op basis van uw voorkeuren en gebruiksgeschiedenis;
d. Voor marketingactiviteiten kunt u uw toestemming altijd intrekken.
2.4. Risicobeheer
Voor de bescherming van de integriteit van onze diensten en voor uw veiligheid, verwerken wij tevens persoonsgegevens om fraude te voorkomen en te bestrijden. Wij kunnen persoonsgegevens delen wanneer dit noodzakelijk is om verdachte activiteiten te identificeren en te voorkomen. Daarnaast gebruiken wij uw gegevens voor risicobeheer en statistische analyses.
2.5. Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen
Wij zijn in bepaalde gevallen wettelijk verplicht om uw persoonsgegevens te verzamelen en te verwerken. Dit kan onder meer zijn om uw identiteit en/of bedrijf te verifiëren om te voldoen aan huidige en toekomstige wet- en regelgeving. Dit kan tevens omvatten het verstrekken van uw gegevens aan toezichthoudende overheidsinstanties, wanneer wij hiertoe wettelijk verplicht zijn.
3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van de product of dienst die u bij ons afneemt, verwerken wij verschillende soorten persoonsgegevens. Deze gegevens kunnen variëren van basisinformatie, zoals uw naam en contactgegevens, tot meer gedetailleerde informatie over uw gebruik van onze diensten.
3.1. De gegevens die wij verwerken zijn onder andere:
a. Algemene gegevens: Dit zijn gegevens zoals uw voor- en achternaam, adres, telefoonnummer, en e-mailadres. Deze gegevens stellen ons in staat om contact met u op te nemen en u als klant te identificeren;
b. Identificatiegegevens: Om uw identiteit te verifiëren, kunnen wij om identificatiegegevens vragen, zoals uw identiteitsbewijs of paspoort;
c. Financiële gegevens: Voor sommige diensten verwerken wij ook financiële gegevens, zoals uw bankrekeningnummer en betalingsgeschiedenis. Dit is nodig om betalingen te kunnen verwerken en onze diensten op een correcte wijze uit te voeren;
d. Technische gegevens: Wij verzamelen technische gegevens over het apparaat dat u gebruikt wanneer u onze website op https://bitplanner.com bezoekt, zoals uw IP-adres, browser en besturingssysteem;
e. Aanvullende gegevens: Soms halen we aanvullende gegevens uit openbare bronnen, zoals het raadplegen van informatie beschreven in artikel 2.5 in deze Privacyverklaring. Dit doen wij aldus om te voldoen aan wettelijke verplichtingen en om risico’s ten aanzien van onze dienstverlening beter te kunnen inschatten;
f. Contactgeschiedenis: Wij registreren wanneer u contact met ons heeft gehad via telefoon of e-mail of via persoonlijk contact;
g. Door gebruikers gegenereerde inhoud: Dit betreft gegevens die u vrijwillig met ons deelt, zoals feedback, reacties of andere vormen van communicatie die u naar ons verzendt, zowel schriftelijk als mondeling.
Persoonsgegevens die wij verwerken Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als je er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@bitplanner.com, dan verwijderen wij deze informatie. Het afhandelen van jouw betaling, account aan te maken, goederen en diensten af te leveren
4. Van wie ontvangen wij uw persoonsgegevens?
Wij ontvangen persoonsgegevens rechtstreeks van u wanneer u zich aanmeldt voor onze diensten of wanneer u contact met ons opneemt. Daarnaast kunnen wij persoonsgegevens opvragen van openbare bronnen zoals de Kamer van Koophandel (KvK) om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals u te identificeren als klant. Wij verwerken alleen persoonsgegevens van derden wanneer deze rechtmatig zijn verkregen en gebruiken ze alleen voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt.
5. Delen van gegevens met derden
5.1. Derde partijen
Wij delen uw persoonsgegevens alleen met derden wanneer dit noodzakelijk is voor de levering van onze diensten of wanneer dit wettelijk verplicht is. Dit kan onder meer gebeuren in de volgende situaties:
a. Met externe dienstverleners: Wij maken gebruik van externe partners, zoals hostingproviders en betalingsverwerkers. Deze partijen hebben toegang tot uw gegevens om hun respectievelijke diensten aan ons te leveren, maar mogen deze gegevens niet voor andere doeleinden gebruiken (artikel 6, lid 1, onder b AVG);
b. Met andere partijen op basis van toestemming: Als u hiervoor toestemming hebt gegeven, kunnen wij uw gegevens delen met andere partijen voor specifieke doeleinden (artikel 6, lid 1, onder a AVG);
c. Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen: Wij kunnen uw gegevens delen als dit wettelijk verplicht is, bijvoorbeeld in het geval van een gerechtelijk bevel of om onze rechten of de rechten van anderen te beschermen (artikel 6, lid 1, onder c AVG).
5.2. Verwerkers onder de AVG
|
Bedrijf |
Naam Dienst |
Privacy Voorwaarden Link |
|
Microsoft Corporation (USA en Ierland) |
Microsoft 365 (cloud, outlook, office) |
https://www.microsoft.com/privacy/privacystatement |
|
SnelStart Software B.V. (Nederland) |
Boekhoud Software |
https://www.snelstart.nl/nl-nl/privacyverklaring-snelstart |
|
WooCommerce (Auttomatic Inc.) |
Website Software |
https://automattic.com/privacy/ |
|
Revolut Ltd. |
Online Bank |
https://www.revolut.com/privacy-policy/ |
|
Mollie |
Betaalverwerker |
https://www.mollie.com/privacy |
6. Geautomatiseerde gegevensverwerking
Bij sommige van onze diensten maken we gebruik van geautomatiseerde gegevensverwerking. Dit betekent dat beslissingen (deels) automatisch worden genomen op basis van door u verstrekte gegevens of informatie uit andere bronnen. Dit doen wij om onze processen te stroomlijnen en efficiënter te maken. Bij geautomatiseerde gegevensverwerking houden wij ons altijd aan de AVG, en wanneer er sprake is van een potentieel negatief gevolg voor u, wordt een menselijke medewerker altijd betrokken bij de uiteindelijke beslissing.
7. Cookies en dataverzameling
Ons Cookiebeleid is in overeenstemming met de geldende wetgeving, waaronder de EU ePrivacy Richtlijn (2002/58/EC) en de Telecommunicatiewet (artikel 11.7a). Als u onze website bezoekt, verzamelen wij apparaatgegevens, loggegevens en locatiegegevens om de functionaliteit van onze website te waarborgen, de gebruikerservaring te personaliseren, prestaties te analyseren en beveiliging te garanderen.
Daarnaast verzamelen wij cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die door onze website op uw apparaat worden geplaatst om informatie te verzamelen en op te slaan. Ze zorgen ervoor dat onze site correct werkt, verbeteren de gebruikerservaring en bieden gegevens voor analytische doeleinden. Er zijn verschillende soorten cookies: sessiecookies, die tijdelijk zijn en verdwijnen zodra u uw browser sluit, en trackingcookies, die op uw apparaat blijven staan om uw voorkeuren en inloggegevens te onthouden voor toekomstige bezoeken.
Via cookies worden verschillende soorten gegevens verzameld, zoals apparaatgegevens (type apparaat, besturingssysteem, browserversie, en IP-adres), loggegevens (zoals bezochte pagina’s, tijd op de site en browserinstellingen), en locatiegegevens op basis van uw IP-adres om gelokaliseerde inhoud te bieden. Ook kunnen derde partijen, zoals Google Analytics, cookies plaatsen voor analyse en marketingdoeleinden. U kunt cookies beheren en uitzetten via uw browserinstellingen, maar dit kan de functionaliteit van het bezoeken van onze website negatief beïnvloeden.
8. Bescherming van uw persoonsgegevens en Minderjarigen
8.1. Wij hebben diverse technische en organisatorische maatregelen getroffen om uw gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of diefstal. Deze maatregelen omvatten onder andere: encryptie van gevoelige gegevens, strikte controles zodat alleen bevoegde medewerkers toegang hebben tot uw gegevens, het gebruik van beveiligde verbindingen voor gegevensoverdracht, regelmatige controles om onze systemen te monitoren en waar nodig te verbeteren, 2FA en virusscanners.
8.2. Wij hebben niet de intentie om via onze website, producten en diensten gegevens te verzamelen van websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben ontvangen van hun ouders of voogd. Wij kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders en voogden dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over minderjarigen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder uw toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld van een minderjarige, neem dan direct contact met ons op via info@bitplanner.com, dan verwijderen wij deze gegevens.
9. Meldplicht Datalekken
In het geval van een datalek, hebben wij interne procedures om de schade daarvan zoveel mogelijk te beperken. We houden ons aan de meldplicht datalekken en zullen het datalek direct melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Indien persoonsgegevens worden verloren of derden ongeautoriseerde toegang daartoe hebben verkregen, dan melden we dit ook bij u.
10. Wat zijn uw rechten onder de AVG?
Onder de AVG heeft u diverse rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:
a. Recht op inzage: U heeft het recht om te weten welke persoonsgegevens wij van u hebben en hoe wij deze verwerken (artikel 15 AVG);
b. Recht op rectificatie: Als uw gegevens onjuist of onvolledig zijn, kunt u deze aanvullen of ons verzoeken deze te corrigeren (artikel 16 AVG);
c. Recht op verwijderen van uw persoonsgegevens: U kunt ons vragen om uw gegevens te verwijderen als deze niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld (artikel 17 AVG);
d. Recht op data minimalisatie: U kunt vragen om de verwerking van uw gegevens tijdelijk te beperken, bijvoorbeeld wanneer u de juistheid van de gegevens betwist of wanneer het financiële gegevens betreft (artikel 18 AVG);
e. Recht op overdracht gegevens: U heeft het recht om de door u verstrekte gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machine leesbaar formaat te ontvangen, zodat u deze kunt overdragen aan een andere dienstverlener (artikel 20 AVG);
f. Recht van bezwaar: U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wanneer u meent daartoe een gerechtvaardigd belang te hebben (artikel 21 AVG);
g. Recht om toestemming in te trekken: Als wij uw gegevens verwerken op basis van uw toestemming, kunt u deze toestemming op elk moment intrekken. U begrijpt dat een dergelijke intrekking geen invloed heeft op de rechtmatigheid van eerdere verwerking van uw persoonsgegevens (artikel 7 AVG);
11. Bewaartermijn Persoonsgegevens
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is en voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. Het kan zijn dat er een langere wettelijke bewaartermijn verplicht is. De bewaartermijn hangt af van het type gegevens en het doel van de verwerking:
a. Gegevens verzameld voor transacties: Deze worden bewaard zolang als nodig is om de transactie af te ronden en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen zoals belastingregels. Normaal gesproken bedraagt de bewaartermijn dan 7 jaren;
b. Persoonsgegevens op basis van toestemming: Deze gegevens worden bewaard totdat u uw toestemming intrekt;
c. Marketinggegevens: Deze worden bewaard totdat u zich uitschrijft voor onze nieuwsbrief of maximaal een jaar na beëindiging van de overeenkomst.
12. Plaats van Gegevensverwerking
Uw persoonsgegevens worden in beginsel binnen de Europese Unie (EU) verwerkt. In sommige gevallen kunnen uw gegevens echter worden overgedragen naar landen buiten de EU, waar mogelijk andere privacywetten gelden. Wanneer dit gebeurt, zorgen wij ervoor dat de overdracht van gegevens voldoet aan de AVG, bijvoorbeeld door gebruik te maken van de door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen (artikel 46 AVG). De Verwerkers die bedrijfsactiviteiten buiten de EU hebben en waar wij een contractuele relatie hebben zoals genoemd in artikel 5, voldoen aan de vereisten in de AVG voor gegevensoverdracht.